Co je samostatná evidence dokumentů?
Co je eSSL
Elektronický systém spisové služby (zde v textu zkratka "ESSS", národní standard používá zkratku "eSSL") je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů.
Co se zapisuje do podacího deníku
Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Zápis obsahuje pořadové číslo dokumentu, datum doručení, odesílatele dokumentu (případě, že se jedná o vlastní dokument), číslo jednací odesílatele, počet listů dokumentu a počet listů příloh, stručný obsah dokumentu.
Jak má vypadat podací razítko
(5) Podací razítko obsahuje vždy: a) název určeného původce, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, c) číslo jednací, d) počet listů a e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost …
Kdo má povinnost vést elektronickou spisovou službu
Vést spisovou službu musí všechny obce a základní školy, kdežto mateřské školy a školní jídelny jsou z této povinnosti vyjmuty. Všechny obce mimo Prahy si mohou také vybrat, zda povedou „spisovku“ v elektronické nebo v listinné podobě.
Co je to spisovka
Spisová služba je systém pro řízení a správu práce s úředními dokumenty ve veřejné organizaci (obci, škole, muzeu nebo příspěvkové organizaci).
Co je to spisový rád
Spisový řád je směrnice procesů práce s úředními dokumenty zajišťující v organizaci jejich příjem, oběh, zpracování, vyřízení, uložení a předání při skartačním řízení do příslušného archivu.
Co je hybridní dokument
Hybridní forma – speciální forma dokumentu nebo spisu, kdy jeho jednotlivé části nebo jako celek existuje v analogové i digitální podobě.
Jak se tvoří spíš
spisovou značkou. Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Přílohou, která je součástí spisu, jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích.
Co patří do spisové služby
Spisová služba zahrnuje tyto činnosti práce s dokumenty:příjem a evidence pošty,označování dokumentů,rozdělování dokumentů ke zpracování,oběh, zpracování a vyřízení dokumentů,odesílání pošty,seskupování dokumentů do věcných celků – spisů,uzavření případu úřední věci, dokumentů nebo spisů,
Co je spisová rozluka
Spisová rozluka se provádí v mezních situacích jako je zrušení původce, zásadní reorganizace, změna držitele dokumentů, významná změna spisové služby a formy jejího vedení apod. Při zániku veřejnoprávního původce převezme jeho spisovnu, popř.
Kdo vydává spisový rád
úředních dokumentů. Aplikaci zákona o archivnictví a spisové službě provádí organizace tvorbou spisového řádu a dodržováním této vlastní směrnice nakládání s úředními dokumenty.
Jak se vede spisová služba
Spisová služba lze vést v podacím deníku, nebo v systému elektronické spisové služby (eSSL).
Co je to skartační lhůta
Skartační lhůta je období, po kterou musí být uchován dokument ve spisovně u původce, než vstoupí do skartačního řízení.
Kdy začíná běžet skartační lhůta
Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S3 znamená dát do skartu (stoupy) za tři roky, A5 znamená předat do archivu k trvalému uložení za pět let a značka V3 znamená po třech letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo do archivu.
Co musí obsahovat spíš
Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Přílohou, která je součástí spisu, jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích.
Co znamená spisová služba
Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba má zajistit správný průběh životního cyklu dokumentu (název spisové služby je odvozen od slova spis, tedy soubor dokumentů).
Co je to sběrny Arch
Nedílnou součástí spisu je sběrný arch s podrobným seznamem dokumentů. V něm se vedou o dokumentech tvořících spis další údaje, zejména datum doručení dokumentu nebo datum jeho vzniku, identifikace odesílatele, číslo jednací odesílatele, počet listů dokumentu a počet příloh a stručný obsah dokumentu.
Kdy skartovat dokumenty
Skartace účetních dokladůfaktury přijaté a vydané – 10 let.bankovní výpisy – 5 let.pokladní doklady: deníky, knihy – 10 let, bloky, účtenky – 5 let.DPH – 10 let.interní doklady – 10 let.
Jaké dokumenty skartovat
Musíte uchovávat navíc účetní závěrky, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, výroční zprávy a účtový rozvrh. Zaměstnavatelé – pokud máte zaměstnance, musíte uchovávat navíc stejnopisy evidenčních listů, účetní záznamy a mzdové listy.
Co se musí skartovat
Kromě klasických dokumentů v papírové podobě se skartují také dokumenty na CD, DVD nebo jiných nosičích, již neplatná nebo opotřebovaná razítka, případně fotodokumentace či filmové a zvukové záznamy.
Jak má vypadat spis
Spis je označen spisovou značkou a obsahuje seznam spisového materiálu – tj. soupis všech svých součástí (podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a jiných úkonů správního orgánu) včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy. Účastníci řízení a jejich zástupci mají dle § 38 odst.
Co je součástí osobního spisu
Osobní spis obsahuje informace o zaměstnanci (jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, rodinný stav, státní občanství, adresa trvalého pobytu či doručovací adresa), doklady o vzniku pracovního poměru, doklady o předchozím pracovním poměru, mzdový list, údaje (doklady, kopie) o vzdělání, školení, praxi, lékařský …
Jaké dokumenty se archivují
jsou povinny uchovávat všechny doklady, které slouží pro stanovení daně (více níže). by měli archivovat faktury přijaté, faktury vydané, příjmové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky, výdejky, výplatní listiny.
Jak dlouho se archivují doklady
Skartační lhůty, aneb jak dlouho archivovat
| Typ dokumentu | Lhůta |
|---|---|
| stejnopisy evidenčních listů | 3 roky |
| účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví | 5 let |
| účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy…) | 5 let |
| účetní knihy | 5 let |
Kdo může skartovat dokumenty
Fyzickou likvidaci dokumentů může provést samotná účetní jednotka. Při větším objemu dokumentů je vhodné využít služeb specializovaných firem, které zajistí jak manipulaci s dokumenty, tak jejich odvoz a odborné znehodnocení včetně garance ochrany před neodbornou a neoprávněnou manipulací s dokumenty.